Potwierdzenie tożsamości – Podstawowy obowiązek notariusza
Jednym z fundamentalnych obowiązków notariusza, zapisanym w art. 85 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie, jest stwierdzenie tożsamości osób biorących udział w czynności notarialnej. Ma to kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu prawnego i pewności, że czynność dokonywana jest przez uprawnione osoby. Tradycyjnie, tożsamość obywateli Polski weryfikowana była na podstawie fizycznych dokumentów:
- Dowodu osobistego (plastikowej karty).
- Paszportu.
mObywatel i mDowód – Nowy standard cyfrowy
Prawdziwy przełom nastąpił 14 lipca 2023 roku, kiedy weszła w życie Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel (Dz.U. 2023 poz. 1234). Ustawa ta zrównała pod względem prawnym dokument elektroniczny dostępny w aplikacji mObywatel, czyli mDowód, z tradycyjnym dowodem osobistym na terenie Polski.
Ważne: mDowód nie jest cyfrową kopią fizycznego dowodu. To odrębny dokument elektroniczny, posiadający własną serię, numer, datę wydania i termin ważności. Jest pełnoprawnym dokumentem tożsamości, którym można posługiwać się w kraju niemal we wszystkich sytuacjach – urzędach, bankach, sądach, a także u notariusza. Wyjątkiem jest przekraczanie granicy RP – tutaj nadal niezbędny jest tradycyjny dowód osobisty lub paszport.
Kiedy można użyć mDowodu w kancelarii notarialnej?
Tak, można posługiwać się mDowodem podczas wizyty u notariusza. Notariusz ma możliwość i obowiązek akceptowania tego dokumentu przy stwierdzaniu tożsamości.
Jest to szczególnie istotne w kontekście przepisów Ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tzw. ustawy AML). Notariusze, działając jako tzw. instytucje obowiązane przy dokonywaniu określonych czynności (wymienionych w art. 2 ust. 1 tej ustawy), muszą stosować szczególne środki bezpieczeństwa finansowego, w tym dokładną weryfikację tożsamości klienta. Dotyczy to wielu czynności notarialnych dokonywanych w formie aktu notarialnego, takich jak m.in.:
- Przeniesienie własności nieruchomości lub praw do lokalu (np. umowa sprzedarz, darowizna).
- Umowa działu spadku.
- Czynności związane ze spółkami (wniesienie wkładu, przekształcenie, połączenie, zbycie udziałów).
- Zbycie przedsiębiorstwa.
W tych i podobnych sytuacjach weryfikacja tożsamości za pomocą mDowodu jest jak najbardziej możliwa i zgodna z prawem. Notariusz może również zaakceptować mDowód przy innych czynnościach, gdzie wymagane jest potwierdzenie tożsamości.
Jak wygląda weryfikacja mDowodu przez notariusza?
Proces weryfikacji mDowodu jest bezpieczny i opiera się na technologii kodów QR. Wygląda on następująco:
- Notariusz (lub pracownik kancelarii) za pomocą specjalnego narzędzia (np. udostępnionego na stronie rządowej) generuje unikalny, ograniczony czasowo kod QR.
- Klient uruchamia aplikację mObywatel na swoim smartfonie i skanuje wygenerowany kod QR.
- Aplikacja prosi klienta o potwierdzenie chęci udostępnienia danych notariuszowi.
- Po zatwierdzeniu, dane tożsamości klienta (zgodne z Rejestrem Dowodów Osobistych) są bezpiecznie przesyłane i wyświetlane na ekranie komputera notariusza.
- Notariusz porównuje dane oraz zdjęcie z osobą obecną w kancelarii.
Aby proces przebiegł sprawnie, Klient powinien mieć przy sobie:
- Naładowany smartfon z dostępem do internetu.
- Zainstalowaną i aktywną aplikację mObywatel.
Warto pamiętać, że zwłaszcza przy większej liczbie osób uczestniczących w czynności, proces weryfikacji za pomocą kodów QR może nieco wydłużyć czas spotkania w porównaniu do okazania fizycznych dokumentów.
Czy warto mieć przy sobie tradycyjny dokument?
Choć mDowód jest pełnoprawnym dokumentem, a jego popularność stopniowo rośnie, w praktyce nadal wielu Klientów preferuje tradycyjne formy legitymowania się. Co więcej, technologia bywa zawodna – mogą zdarzyć się chwilowe problemy z działaniem aplikacji, kłopoty z połączeniem internetowym czy rozładowana bateria w telefonie.
Dlatego, dla Państwa komfortu i pewności, że czynność notarialna dojdzie do skutku bez zakłóceń, zalecamy, aby na wszelki wypadek mieć przy sobie również tradycyjny dowód osobisty lub paszport. Stanowi to dobre zabezpieczenie na wypadek nieprzewidzianych problemów technicznych z weryfikacją mDowodu lub rozładowanej baterii.
